서울시, 수첩기록.구두보고 온라인시스템으로 바꾼다

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김윤태
등록 2011-02-28 13:19:00

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새롭게 구축.진화된 ‘서울형 업무관리시스템’ 3월부터 시행

서울시가 서울시 업무환경에 적합하고, 일의 효율성.투명성.책임성을 높여 행정의 질을 향상하도록 기획한 ‘서울형 업무관리시스템’을 3월부터 오픈한다.

서울시 업무관리시스템은 결재, 공람, 보고 등의 서울시의 모든 업무처리가 이뤄지는 온라인 공간을 말한다.

서울시는 기존 업무수첩, 메모지 사용, 구두보고 등 오프라인으로 진행해오던 업무들이 일정관리, 메모보고 등 온라인 공간에서 가능하도록 혁신되고, 기능면에 있어서도 개인 PC에 보관해오던 정보들을 시스템을 통해 관련 업무를 수행하는 직원들이 모두 공유할 수 있게 된다고 밝혔다.

또, 정책 계획 수립부터 결정까지의 전 과정도 한 눈에 볼 수 있어 사업별 자료를 일일이 찾아 열람해야 했던 시간도 단축된다.

서울시는 이번 업무관리시스템 개편으로 업무 시스템이 더욱 빠르고, 투명하게 개선돼 시민들에게 고품격의 행정서비스를 제공할 수 있게 될 것이라고 밝혔다.

이번에 개선되는 서울시 업무관리시스템은 ‘공공기록물관리법’과 ‘사무관리규정’ 등의 개정으로 법규에 맞는 시스템을 재구축한 것으로, 행정안전부 온-나라 시스템의 과제관리, 문서관리, 지시관리, 일정관리, 메모보고, 회의관리 기능을 기반으로 한다.

서울시는 이를 위해 행정기관으로는 최초로 정부 업무관리시스템인 온-나라 시스템 소스 개작권을 행정안전부와 협의해 한국정보화진흥원으로부터 확보했다.

또한, 서울시는 이번 소스 개작권 확보를 통해 서울시 정보시스템 환경에 맞는 프로그램 수정 및 산하기관 배포가 가능해졌다.

이에 더해 서울시는 서울시만의 업무 특성에 맞는 맞춤형 시스템으로 수정.보완해 특화기능들을 추가했으며, 향후 사용내역과 관련한 직원들의 요구사항에 대해서도 계속적으로 관리해 즉시 개선해 나갈 계획이다.

또, 정책의 과정들은 수집되지 않고, 결과물 위주로만 관리했던 문서관리 시스템을 계획 수립부터 확정까지 전 과정을 전자화.기록화 함으로써 행정업무의 전 처리과정을 한 눈에 볼 수 있도록 이력화하도록 만들었다.

서울시는 이를 통해 업무와 관련된 전 과정에서 발생된 일정, 일지, 문서 등의 모든 것이 기록되기 때문에, 해당 직원들의 책임성과 업무의 투명성을 강화할 수 있을 것이라고 전했다.

이에 더해 이메일과 유사한 ‘메모보고’를 통해 대면보고를 위한 불필요한 대기시간을 줄이고, 간편한 방식으로 보고를 처리해 그동안 수직적 의사결정 구조였던 보고 체계를 수평적인 의사결정 구조로 전환했다.

또, 게시판 형식과 유사하게 만들어 수신자의 의견과 보고자의 답변 등을 실시간으로 확인할 수 있어 개방적.쌍방향 소통이 가능하도록 했다.

서울시는 불필요한 일 버리기 운동의 일환인 ‘메모보고’를 각종 자료제출 및 행사일정통보, 긴급을 요하는 보고 등에 적극 활용할 예정이다.

또, 문서분류 체계도 기존 조직별 분류에서 기능.사업별 분류로 개선된다. 그동안 같은 사업에 대한 업무를 진행하면서도 다른 조직에 소속되어 있다는 이유로 신속하게 문서 공유가 되지 않았던 불편사항 개선을 위해 앞으로는 조직이 다르더라도 같은 사업에 대해 업무를 추진하는 기능.사업별 직원들끼리는 손쉽게 문서 공유가 가능하도록 했다.

서울시는 이번 오픈을 시작으로 사용상 개선점을 보완해 상수도 및 소방 등의 산하기관으로 확산하고, 자치구 보급은 2011년 2개 시범 자치구 업무관리시스템 구축 및 운영을 통해 2012년부터 전 자치구로 확산할 계획이다.

아울러, 행안부의 스마트폰 기반의 행정서비스시범사업에 참여해 언제 어디서나 업무처리가 가능한 모바일 오피스 환경도 구축할 예정이다.

한편, 서울시는 그동안 업무의 신속성을 높이기 위해 회계문서 전자화, 첨부문서 직인날인, 전자문서 연계서식 등 지속적인 시스템 기능향상을 해 왔다.

회계문서 전자화, 각종 종이 대장 전자화로 업무 효율성을 향상하고 연계서식을 통해 상수도 고객관리, 요금관리시스템을 구축, 운영해 기안문 자동 생성으로 업무생산성을 향상 시키고, 비리 개연성 차단에도 기여한 바 있다.

황종성 서울시 정보화기획단장은 “이번에 새롭게 바뀌는 서울형 업무관리시스템의 사용을 통해 업무의 효율성, 투명성이 강화되고, 직원들의 업무 생산성이 향상되는 효과와 더불어 창의와 소통의 행정문화로 완전히 바뀌는 계기가 될 것으로 기대한다”고 말했다.

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